文理行发〔2018〕16号

为了进一步加强学院教学档案管理工作，充分发挥教学档案在学院教学实践、教学研究和教学管理中的作用，促进教学档案管理工作的标准化、规范化，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《高等学校教学文件材料归档范围》（[87]教办字016号），结合学院实际，特制定本办法。

一、教学档案的归档原则和范围

1.归档原则

（1）归档材料必须是反映教学实践、教学研究和教学管理活动的全过程，并对学院及本部门当前工作和长远发展具有参考价值、凭证作用和研究价值的文档。

（2）归档材料必须遵循其自然形成规律，保持文件原貌，保持彼此间的有机联系和体系性的特点。

2.归档范围

教学档案是指在教学实践、教学研究和教学管理活动中直接形成的，具有保存和研究价值的文字、图表及声像等不同媒介的材料。按照《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定，结合学院实际情况，划分如下：

（1）上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生就业等方面的计划、规定、办法、文件等。

（2）学院综合性教学文件材料：学院在教学管理、教学建设、教学研究和改革等方面制定的各种教学制度、文件，做出的决策；向上级主管部门递交的重要请示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案文档。

（3）学院办学特色材料：体现学院社会地位或学界声誉的有关教育教学活动、事件、成果等文件或实物（奖状、证书等）。

（4）教学管理过程材料：专业人才培养方案，教学大纲，系(部)教学任务书，必修/选修/辅修/双学位课程开设，教师调停课申请，教学事故处理，教学质量评价等。

（5）教师参与教学活动和教学研究的材料：课程安排表，教学进度计划表，典型讲义、教案，教师手册，教研教改项目、教研论文、教材出版、教学奖励等。

（6）用于认定学生学业情况的重要材料：考试资料，学生课程成绩单，学籍资料，第二课堂活动，学生奖罚材料，毕业生就业材料，毕业生质量调查材料等。

（7）学院领导、部门等要求留存的其他教学工作材料。

二、教学档案的保管期限

教学档案的保管期限按其档案材料的保存价值分为永久保存、定期保存和临时保存。确定保存期限的一般原则为：

1.凡是在教学实践、教学研究和教学管理等方面，具有史料研究价值的教学档案应该永久留存；

2.凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，定期保存一般在30年以上；

3.凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，定期保存一般在15年以上；

4.凡是具有临时使用价值的教学档案，应该保存至所涉及的学生毕业或离校后4年；

5.凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。

本条第1、2、3目所指档案一般应由学院综合档案室保存。

三、教学档案的管理方式和归档方法

1.教学档案的管理方式

（1）教学档案的管理实行分级负责制，形成学院综合档案室、教务处、系(部)三级管理。

（2）重要的教学活动与教学管理工作中直接形成的文档由活动的组织管理者负责接收、积累、整理、移交。

（3）将教学档案移交学院档案室时，交接双方应当办理教学档案交接手续。移交教学档案的单位，应当编制教学档案移交清册，列明应当移交的教学档案的编号、名称、起止年度、应保管期限和已保管期限等内容。移交教学档案时，交接双方应当按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在移交清册上签名或盖章。

（4）单位分立后原单位存续的，其教学档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的教学档案；单位分立后原单位解散的，其教学档案应当经各方协商后由其中一方代管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的教学档案。单位因业务移交其他单位办理所涉及的教学档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的教学档案。

（5）单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的教学档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其教学档案仍应当由原各单位保管。

2.教学档案的归档方法

（1）结合日常管理工作，学院档案室、教务处、系（部）教学档案管理人员（兼职）按附件目录随时收集教学档案，定期进行整理，原则上于每学期结束前两周内归档。

（2）将归档范围内的教学材料根据附件进行合理的分类编号，建立符合学院教学工作实际的教学档案分类标准，并力求各个部门教学档案系列规范、类别一致。

（3）教学档案要根据教学材料形成的规律、文件材料之间的有机联系和便于查找利用的原则进行整理归档,可以按年度、项目、期限等标准分别立卷。同类问题的文件材料组成一卷（袋），内容多时可组成若干卷（袋），每卷（袋）按照统一分类和序号进行分类编号。

（4）内容密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定，中文本在前，外文本在后；上级通知在前，上报材料在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后；文字材料在前，图表在后；其它文件材料按时间顺序排列。

（5）做好本单位归档文件材料的记录，详细说明归档文件的名称、去向、存放地点、办理存档的时间。做好借还记录，借还手续应齐全。

四、教学档案人员的职责

1.学院综合档案室档案人员的职责

（1）督促、指导和检查学院教学档案的归档工作，验收各部门移交的教学档案，并对其进行整理、分类、编目、立卷。

（2）开展档案的信息化建设和电子文件档案归档工作。

（3）开展档案的开放和保管利用工作。

2.教务处教学档案人员（兼职）的职责

（1）负责教学档案管理制度的建设，指导系（部）的教学档案管理工作，将系（部）教学档案管理工作列入学院对系（部）本科教学管理工作的考核内容，并负责考核。

（2）加强与学院综合档案室的联系，共同做好业务指导和监督工作，定期或不定期地组织教学档案检查。

（3）认真执行相关管理制度，对本部门和系（部）教学档案人员提出具体要求并帮助解决实际问题。

3.系（部）教学档案人员（兼职）的职责

（1）系(部)应明确一名兼职教学档案人员，统一管理本单位的教学档案。

（2）做好本单位教学文件材料的形成、积累工作，重视收集学院教学工作会议记录、纪要，教师教学研究活动记录、典型教案、集体备课记录、试题、试卷、毕业论文（设计）及学生各类竞赛的获奖等材料。

（3）完成归档文件材料的收集、整理、组卷和装订等工作，并根据《教学档案归档范围和保管期限表》（见附件）向学院综合档案室或教务处移交。

（4）做好临时教学档案文件的整理和保存工作，做到取用方便。

五、教学档案的销毁

1.各单位应当定期对已到保管期限的教学档案进行鉴定，并形成教学档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的教学档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的教学档案，可以销毁。

2.教学档案鉴定工作应当由存档单位牵头，组织学院档案室、教务处、相关系（部）或职能部门等共同进行。

3.经鉴定可以销毁的教学档案，应当按照以下程序销毁:

（1）存档单位编制教学档案销毁清册，列明拟销毁教学档案的编号、名称、起止年度、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（2）存档单位的负责人和经办人、参与销毁的其他单位经办人应当在教学档案销毁清册上签署意见。

（3）存档单位负责组织教学档案的销毁工作，并与学院档案室、教务处共同派人监销。监销人在教学档案销毁前，应当按照教学档案销毁清册所列内容进行清点核对；在教学档案销毁后，应当在教学档案销毁清册上签名或盖章。

六、附则

1.其他职能部门涉及教学档案的管理，参照本办法执行。

2.本办法自发文之日起开始执行，由教务处负责解释。